Cinque importanti consigli per gestire i team da remoto
Come aiutare i team a restare produttivi e collaborativi
Scritto da: Ryan Anderson, Vicepresidente per l'Innovazione digitale di Herman Miller
1. Comprendere le difficoltà
Gestire il lavoro da remoto comporta difficoltà di inclusione. Le persone di solito sono sufficientemente in grado di svolgere il loro lavoro di tipo individuale ovunque si trovino. Ma la vera difficoltà è aiutare i membri del team a connettersi, a farsi ascoltare e a percepire la motivazione e un senso di appartenenza. È compito del responsabile aiutare le persone a restare ancorate a quello che è il quadro generale che si cerca di realizzare e a farle sentire coinvolte nel team. Il ruolo del responsabile consiste nel promuovere una cultura virtuale, sana e produttiva per il team.
2. Diventare asincroni
Molti team che lavorano da remoto passano velocemente all'uso di strumenti web come Zoom, Skype, Go To Meeting, WebEx, ecc, per facilitare le riunioni. Queste soluzioni sono utili, ma costringono tutti a interagire nello stesso momento. Ciò può rallentare il team e mettere in difficoltà gli introversi, oltre a invadere la vita personale dei membri del team con fusi orari diversi. Il consiglio è quello di avvalersi di un set di strumenti principali di comunicazione come Slack o Microsoft Teams e utilizzare le riunioni Web con maggior parsimonia. Creare un canale Slack o Microsoft Team per il progetto e invitare le persone a interagire durante il giorno in qualsiasi momento. Si noterà che i progetti seguono un passo più accelerato e il team interagisce di più. Il leader deve inoltre imparare a utilizzare la piattaforma prescelta (con un tutorial!) ed essere attivo nella modellazione di comportamenti appropriati.
3. Stabilire protocolli per chi è situato nello stesso luogo
Se il team include membri situati nello stesso luogo mentre altri lavorano da remoto, il compito del responsabile consiste nell'attivare dei protocolli per garantire che le conversazioni non escludano i membri del team che lavorano da remoto. Accendere la videocamera nella stanza durante le riunioni Web in modo che le persone da remoto possano vedere chi sta parlando. Mettere spesso in pausa la conversazione - ogni dieci minuti, al massimo - per chiedere se i membri in remoto del team vogliono fare commenti o domande. Assicurarsi che tutti siano presenti quando è necessario prendere decisioni importanti e incoraggiare conversazioni prima e dopo la riunione su Slack o Teams.
4. Essere Social
Lavorando da remoto, i membri del team spesso non hanno le interazioni sociali informali che si verificano in una giornata lavorativa. Questi momenti sono importanti per costruire una cultura del team. Per risolvere questo problema, si prenda in considerazione l'aggiunta di un canale Slack o Teams chiamato "Conversazioni da sala break" e incoraggiare le persone a postare meme divertenti o a parlare di importanti eventi sportivi. Considerare la possibilità di programmare delle date per dei caffè virtuali in modo da socializzare o festeggiare il compleanno di un membro del team.
5. Gestire le prestazioni
Molte organizzazioni continuano a considerare la presenza in ufficio come una misura della produttività (non lo è. Misura l'obbedienza, ma sto divagando). Se è questo ciò che accade nella tua azienda, allora ti consiglio di pensare di più a metriche di prestazione basate sui risultati e assicurarti che ogni membro del team sappia cosa ci si aspetta da lui durante un progetto. Come leader, dovrai dedicare più tempo e impegno per contattare ogni membro del team settimanalmente, l'idealmente tramite video, perché la comunicazione non verbale durante gli incontri individuali è importante. Quando contatti i membri del team, stai attento al burnout. Nonostante alcune aziende si preoccupino che chi lavora da remoto si stia rilassando, spesso il problema è il contrario. Le persone non riescono a staccare dal lavoro che svolgono in casa in tutti i fusi orari.